5 stappen om een VA in te huren

Denk je er aan om een VA in te huren maar weet je niet goed hoe je er aan moet beginnen? Waar moet je rekening mee houden en welke voorbereidingen moet je treffen? Misschien heb je daarom nog wat twijfels?

Good news: er zijn maar 5 stappen nodig om je samenwerking met een VA optimaal te starten. Volg deze stappen en je zal zo weinig mogelijk kostbare tijd verliezen. Efficiëntie voorop!

 

1. Maak een overzicht ☑️

De eerste is al meteen een belangrijke stap. Voordat je contact op neemt met een VA is het noodzakelijk dat je even oplijst wat je allemaal uit handen kan/wil geven. Een goede workspace om dat in bij te houden is Notion (hier kan je werkelijk alles in doen trouwens) maar dat kan natuurlijk ook in een ander programma. Of old school op papier maar dat raad ik als VA natuurlijk af.

Je kan bijvoorbeeld vertrekken vanuit je eigen volledige to-do lijst op weekbasis en daaruit selecteren. Wat zijn de taken die het meeste energie vreten en waar je veel tijd aan verliest? Mogelijke taken die zeker uitbesteed kunnen worden zijn:

  • Offertes, contracten en facturen opstellen & opvolgen
  • Voorbereiding van de boekhouding
  • Betalingen uitvoeren
  • Agendabeheer: afspraken inplannen
  • (Zaken)reizen voorbereiden: vervoertickets en hotels boeken, lokaal transport regelen,…
  • Bestellingen opvolgen
  • Websites maken en/of onderhouden
  • Social media content maken
  • Algemene privé-ondersteuning
  • Workflow optimaliseren

Maak het overzichtelijk voor jezelf en deel het op in categorieën: boekhouden, marketing, sales, mail, content,…

 

2. Schat het aantal uren in ⏰

Aangezien je de opdrachten die je wil uitbesteden eerst zelf hebt uitgevoerd, kan je een correcte inschatting maken van de tijdsbesteding. De kans is zeer groot dat VA’s dit waarschijnlijk zelfs sneller en efficiënter kunnen omdat ze gebruik maken van een reeks interessante tools. Heb je wekelijks iemand nodig? Maandelijks? Gaat het om een eenmalige opdracht of een doorlopende opdracht?

Ben je niet helemaal zeker of het aantal uren dat je in gedachten hebt accuraat is? Helemaal niet erg, dat kan je onderling nog overeenkomen. VA’s zijn het gewend om dit soort werk te doen dus samen kom je zeker tot een goed inschatting. Toch is het relevant om hier op voorhand al bij stil te staan.

 

3. Zoek de juiste VA 🙅🏼

Een VA kan onmogelijk àlles en geen enkele VA is hetzelfde, hoewel ze wel standaard van veel markten thuis zijn. De meeste VA’s hebben zich gespecialiseerd binnen een bepaald domein: algemene administratie, social media, technisch,… Afhankelijk van waar jij naar op zoek bent, verfijn je je zoektocht naar het juiste profiel. Wat voor persoonlijkheid? Waar moet hij/zij goed in zijn? Hoe wil je samenwerken?

The perfect match betekent een goeie match op werkvlak maar ook op persoonlijk vlak.

Hoor ook zeker eens rond in je netwerk, wie weet ken je iemand die al met een VA samenwerkt. Algemene reviews zeggen al veel maar ervaringen van iemand uit je omgeving zijn nog waardevoller.

 

4. Plan een videocall in met een VA 💻

De website mag nog zo mooi zijn, een persoonlijk gesprek in de vorm van een videocall zegt zoveel meer! In dit gesprek worden de bovenstaande puntjes face to face (of beter screen to screen) besproken, leer je elkaar al wat beter kennen en wordt het meestal al snel duidelijk of dit de VA is die je zoekt.

De kans bestaat dat je niet van de eerste keer de juiste match vindt, maar als je de vorige 3 stappen goed hebt doorlopen dan is dat zeer onwaarschijnlijk.

Als je beslist wel in zee te gaan met deze persoon dan is het belangrijk dat je goed afspreekt welk materiaal je allemaal moet aanleveren en tegen wanneer. Bijvoorbeeld: nieuwe accounts, inloggegevens & paswoorden, inhoudelijke zaken zoals teksten en afbeeldingen bij het maken van een website, toegang tot agenda’s, toegang tot gedeelde mappen zoals Drive of Notion,…

Werk ook steeds met een opdrachtovereenkomst, maar een goede VA heeft dit allemaal al voorzien.

Tip: start met een kleinere opdracht bij wijze van testrun. Blijkt je VA toch niet aan je verwachtingen te voldoen dan heb je geen verplichtingen.

Spreek een manier van communiceren af: word je liefst door je VA gecontacteerd via WhatsApp of via mail? Of maak je nog van iets anders gebruik?

Zaken zoals deze worden via deze belangrijke call besproken en worden best nadien ook nog op mail gezet.

5. Volg je gevoel! 😌

Last but not least: volg je gevoel! De samenwerking met je VA kan best intensief zijn en daarom is een goeie klik van groot belang. Je VA mag nog zo ervaren zijn, wanneer jullie niet op dezelfde golflengte zitten en wanneer jullie gevoel niet goed zit, dan zal het toch niet werken.

Op naar succes 🚀

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Tags:

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *